Courrier: des petites mains qui soulèvent des montagnes

Il est 6h00, le CAB s’éveille… Qu’il pleuve, qu’il vente ou que déferle une pandémie sur le monde, une moitié de l’équipe de la centrale courrier est toujours à pied d’œuvre dès l’aube. Ce matin, ce sont Emmanuel, Gérald et Stéphane qui font l'ouverture. Ils semblent s’échauffer en triant un reliquat de courrier déposé la veille au soir dans la boîte aux lettres du CAB. Chiara et Sergio, qui assureront la fermeture, les rejoindront un peu plus tard. Quant à Béatrice, elle se mettra bientôt en chemin pour Saint-François où, jusqu’à midi, elle gérera le flux de courrier arrivant et partant ainsi que la livraison du courrier pour les services de la Direction générale. Elle reviendra l’après-midi au CAB pour prêter main-forte à ses collègues. L’équipe est polyvalente. Il n’y a pas de domaine réservé. Chacune et chacun assume à son tour les différentes activités du service.

Deux flux, deux tris

Vers 6 heures, l’équipe descend au quai pour remonter deux chariots que vient de livrer la navette postale. Sur le premier, d’épaisses serviettes provenant des agences BCV du canton. Sur l’autre, des caisses remplies de courrier externe, plus d’un millier de lettres extraites de cases postales de la Banque, des paquets et des journaux.

Dans une ambiance studieuse, ces deux flux de courrier sont traités séparément. Stéphane s’occupe des 58 serviettes envoyées provenant des agences. Leur contenu – ordres de paiement, demandes BCV-net, retraits de caisse, documents légaux etc. – est principalement destiné aux grands services administratifs du CAB, dont le Trafic des paiements, la GED (gestion électronique des documents) ou les Formalités. Une fois trié, ce courrier est placé dans des caisses que les services concernés viendront chercher dans l’heure. Quant aux envois des agences à d’autres services de la Banque, ils sont déposés dans des casiers numérotés correspondant aux cases postales internes des sites du CAB, de Chauderon et de Saint-François.

Ouverture de courrier chronophage

Ce sont ces mêmes casiers que remplissent Emmanuel et Gérald avec le courrier externe. Mais, comme tous les jours, les voilà freinés dans leur élan par des enveloppes à l’adressage incomplet (20% du volume), qu’il faut ouvrir pour en identifier les destinataires. Ce travail, qui nécessite une connaissance de tous les métiers de la Banque, occupe quotidiennement une personne durant deux heures. Les lettres qui viennent des offices des poursuites sont aussi systématiquement ouvertes pour faciliter le travail des services compétents.

Maintenant que Sergio et Chiara sont arrivés, une personne peut s’atteler à la gestion chronophage des courriers en retour, qui représentent un volume de 50 000 missives par an. Tous ces documents seront scannés dans la journée avant d’être transmis aux Avoirs sans nouvelles. Les travaux d’archivage et de numérisation, c’est le rayon de Patrick. À la demande des services administratifs, il numérise par ailleurs toutes sortes de dossiers et documents pour en faciliter l’accès ou le traitement. Compte tenu des exigences légales et sécuritaires, ces activités portent toujours sur des volumes très importants. En 2022, 2,8 millions de documents ont été numérisés pour la GED, ce qui correspond, en équivalent papier, à 2,5 fois la hauteur de la tour Bel-Air.

Deuxième épreuve de contre-la-montre

À 7h15, l’essentiel du volume de courrier entrant est traité: les cases postales internes du CAB sont pleines. Le courrier qui doit rallier celles de Chauderon et de Saint-François est chargé dans la navette postale qui attend sur le quai. En contrepartie, l’équipe de la centrale réceptionne un nouveau flux de lettres relevées dans les cases postales de la Banque et une centaine de recommandés. La prise en charge de ces lettres hautement sensibles, gérée avec une application permettant d’en assurer le suivi, donne le départ d’un nouveau contre-la-montre. Dans moins de deux heures, tous les recommandés devront avoir été traités pour être disponibles au CAB ou pour partir à 9h45 avec la deuxième navette qui ralliera les sites lausannois.

Tout doit disparaître

Dans les heures suivantes, l’équipe s’attellera à d’autres tâches (voir ci-dessous). À relever que le service tient un guichet au CAB qui permet aux clients internes de retirer leurs envois inscrits et de profiter de certaines prestations comme l'expédition de recommandés privés, l’achat de timbres, de cartes de vœux, ou de cartes prépayées de transport public.

Le travail de l’après-midi se concentrera néanmoins principalement sur le courrier partant qui sera pris en charge par la Poste pour livraison le lendemain: conditionnement d’envois, traitement des recommandés sortants et préparation des serviettes destinées aux agences. Finalement, tout le courrier entrant dans la journée aura été réacheminé le même jour: «Chez nous, il n’y a pas de courrier A et B, résume Chiara, tout est prioritaire. Et pas même besoin d’affranchir!»