Assemblée générale des actionnaires: une machine imposante et bien huilée

7000 m². C’est la surface à aménager pour le rendez-vous incontournable du printemps et un des plus grands évènements publics organisés par la BCV, qui a accueilli cette année quelque 1100 participants et participantes. Et pour que tout soit prêt le jour J, la machine se met en marche au moins six mois avant. Convocation, discours, sécurité, accueil, Registre des actionnaires, vidéo, décoration florale, animations, apéritif: la liste des préparatifs est longue. La tenue d’une Assemblée générale ordinaire est une obligation légale pour les sociétés anonymes. Elle doit avoir lieu chaque année, dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice. Elle sert notamment à approuver les comptes de l’année précédente, décider du dividende et de la répartition du bénéfice, prendre les décisions concernant la rémunération du Conseil d’administration et de la Direction générale, modifier les statuts et, pour la BCV, élire certains membres du Conseil d’administration.

Les personnes suivantes doivent être présentes:

• le président ou la présidente du Conseil d’administration, qui dirige l’assemblée
• le président ou la présidente de la Direction générale, qui présente son rapport
• les membres du Conseil d’administration
• les directeurs généraux
• les auditeurs externes, qui présentent leur rapport aux actionnaires
• le représentant indépendant, qui vote pour les actionnaires lui ayant délégué leurs pouvoirs

La BCV convie en outre des invités sans droit de vote, soit des représentants du monde politique et économique, ainsi que des clientes et des clients qui ne sont pas actionnaires.

Depuis 20 ans, Christian Monnier, secrétaire du Conseil d’administration, est responsable de la bonne tenue de cet évènement, dont la coordination est assurée par Fiby Mikhail, du secteur Events et sponsoring. Le groupe de travail - soit une quinzaine de collaborateurs et collaboratrices de la Sécurité, des Events, du Back office Titres, des Relations Investisseurs ou encore de la Logistique - se réunit dès le mois de décembre pour définir les grandes lignes de l’Assemblée et établir un planning. Une dizaine d’autres séances suivront, dont certaines avec les prestataires externes, pour affiner le contenu et préciser les besoins. À cela s’ajoutent, après l’Assemblée, des séances de débriefing tant avec les internes que les externes. Un processus bien rodé. «Les membres du groupe de travail ont pour la plupart une longue expérience de l’Assemblée générale et sont toujours très motivés à tout donner pour que cet évènement à grande visibilité soit un succès» souligne Christian Monnier. Ce groupe s’appuie sur d’autres personnes au sein de la Banque en fonction des besoins, par exemple le département Juridique en cas de modification des statuts.

Entre mars et avril, la convocation et l’ordre du jour sont finalisés, publiés dans la FOSC et les médias nationaux et remis à Computershare. Cette société tient le Registre des actionnaires de la BCV, où sont inscrits le nombre d’actions détenues et les coordonnées des actionnaires. C’est donc elle qui se charge d’envoyer à ces derniers les courriers en lien avec l’Assemblée dans les délais légaux, c’est-à-dire au moins 20 jours avant la date de l’Assemblée générale.

Fin avril, trois semi-remorques chargées de matériel débarquent à Beaulieu. En effet, le lieu est livré en l’état brut. C’est la société Vecteur.com qui a été mandatée pour gérer l’ensemble des aspects techniques. Une équipe de 16 à 22 personnes est présente sur site pendant dix jours pour monter puis démonter toutes les installations électriques, une centaine de projecteurs, les caméras, près de 50 haut-parleurs, l’écran géant, le système de vote, ainsi que les différentes régies (son, lumière, réalisation). Une génératrice de secours est également à disposition, afin de pouvoir tenir l’Assemblée même en cas de coupure d’électricité. Le reste du matériel spécifiquement BCV, comme le podium ou le mobilier par exemple, est acheminé à Beaulieu par le département Logistique de la Banque.

Le département Sécurité intervient en parallèle. «Nous anticipons des scénarios de crise. En cas d’évacuation forcée, par exemple en raison d’une alerte incendie, un espace de réserve est prévu pour être en mesure de poursuivre malgré tout l’Assemblée générale» explique Mehmet Rogova, un des chargés de sécurité présents sur le site. Dès la remise des clés, de nombreux agents de sécurité vérifient que les lieux ne présentent aucun risque et interceptent les éventuels intrus. «Les plus coriaces sont ceux qui ont des ailes», s’amuse Mehmet Rogova. «Il y a quelques années, nous avons dû faire appel à un fauconnier pour déloger des pigeons s’étant introduits dans la halle».

Quant au déroulement de l’Assemblée et aux discours, rien n’est laissé au hasard. Tout est consigné en détails dans le guide de la présidence, une sorte de script de 150 pages, et des répétitions ont lieu les jours précédents pour tester le système de vote et régler les caméras et le son.

Jeudi 4 mai 2023, début d’après-midi, tout est prêt. Les arrangements floraux sont à leur place. Les vidéos projetant des images du canton et des actions sponsorisées par la Banque tournent en boucle sur les écrans. Les maturantes et maturants mobilisés pour l’accueil et pour distribuer les appareils de vote sont à leur poste. Plusieurs conseillers et conseillères, ainsi que les responsables régionaux, attendent à l’entrée de recevoir leurs clientes et clients, qui peuvent aussi être actionnaires. Les portes s’ouvrent. L’Assemblée générale peut débuter.