C’est la der des ders pour passer à la QR-facture

Le sablier s’écoule inexorablement… le 1^er octobre approche. À cette date, les bulletins de versement auront disparu du paysage suisse des paiements. Beaucoup d’entreprises ont déjà procédé à la mise à jour de leurs outils et processus de paiement et de facturation. Preuve en est le nombre croissant de QR-factures que l’on reçoit désormais dans nos boîtes e-mail ou aux lettres. Pour celles qui n’ont pas encore fait le pas – elles étaient encore 17% en octobre dernier à n’avoir encore rien planifié, selon un sondage gfs.bern –, le temps presse. Au risque de constater que leur clientèle ne pourra plus les payer dès le 30 septembre, car les bulletins rouges ou orange ne pourront plus être traités par leurs partenaires financiers.

Langue commune

La QR-facture? C’est le nom désormais donné au document standardisé qui remplace les différents bulletins de versement utilisés en Suisse. C’est, en fait, la partie la plus visible de l’harmonisation du trafic des paiements, vaste chantier de la place financière suisse rendu nécessaire par l’accroissement des exigences réglementaires, l’internationalisation des échanges financiers ou encore la numérisation de l’économie. Cette modification en profondeur de l’organisation du système de paiement se base sur l’adoption par tous les acteurs de la chaîne de valeur de la norme ISO 20022, norme internationale pour l’échange de données électroniques dans le secteur financier. Ainsi, prestataires de services de paiement, établissements financiers, entreprises, tous parlent désormais la «même langue». Et l’introduction de la QR-facture en est le chapitre actuel.

Swiss QR-code

Le but du remplacement des BV et autres BVR par la QR-facture vise à simplifier, standardiser et sécuriser le processus de paiement et l’échange de données qui lui est lié. Comme son nom l’indique, elle se caractérise notamment par la présence d’un QR-code contenant les informations nécessaires à la réalisation du paiement. Appelé Swiss QR-code et identifiable par la présence d’une croix suisse en son milieu, il permet le déclenchement simplifié des paiements pour qui saisit ses paiements par une application bancaire ou un lecteur optique. Cela dit, les données restent lisibles pour qui utilise d’autres modes de paiement (guichet postal, ordre bancaire, etc.).

Parmi les spécificités de la QR-facture figure l’utilisation unique du format international IBAN pour indiquer les comptes concernés par la transaction. D’ailleurs, si toutes les entreprises n’ont pas encore passé à la QR-facture, l’utilisation de l’IBAN en lieu et place du simple numéro de compte s’est fortement généralisée au sein des entreprises, toujours selon le sondage lancé par l’organisme de services financiers qui chapeaute l’harmonisation du trafic des paiements, SIX. Les autres informations nécessaires à la concrétisation du versement, comme le numéro de référence ou les communications, continueront à être proposées selon les besoins de l’émetteur.

Processus à préparer

Pour les consommatrices et consommateurs, le changement est minime, puisque les outils utilisés pour saisir les paiements ont été adaptés, à l’instar des dispositifs compris dans l’e-banking. Tout au plus s’agit-il de s’habituer à cette nouvelle présentation moins colorée des factures, d’adapter ses ordres permanents, voire d’être rassuré sur son bon fonctionnement. Pour les entreprises et autres entités procédant à des facturations, en revanche, selon leur volume de facturation, le processus peut s’avérer long. D’où l’urgence de planifier son passage dans ce nouveau monde du paiement.

L’introduction de la QR-facture demande notamment aux émettrices et émetteurs de factures l’adaptation de leur logiciel de facturation, voire de leur système de comptabilité. L’entreprise doit ainsi pouvoir émettre et enregistrer les factures sous ce nouveau format. Un changement qui souvent ne demande pas forcément beaucoup d’investissements, si ce n’est… en temps.

Surtout si l’entreprise a plusieurs partenaires financiers ou émet un grand nombre de factures. Elle constate en revanche une diminution des erreurs et la possibilité d’obtenir davantage d’informations sur le paiement, ce qui facilite sa comptabilité. Si elle n’émet que peu de factures, l’entreprise peut se procurer un générateur de QR-factures qui lui permettra de créer ses bulletins de versement de manière simple, et surtout correcte.

En attendant l’eBill

Parmi les avantages de la QR-facture, outre l’aspect de sécurité, figure évidemment pour les services comptables des entreprises et autres institutions la possibilité de numériser davantage encore, voire d’automatiser, les processus de facturation et de paiement. D’ailleurs, la prochaine étape pour beaucoup se nomme eBill, soit la facture électronique.