«C’est le fruit de trois ans de projet». Maurice Jeannin revient sur cette aventure entre hier et demain qui concerne l’entier de la Banque. «Il n’y a désormais qu’une seule application de gestion électronique des documents (GED), un archivage électronique unique pour l’ensemble des documents que la Banque produit et doit conserver», rappelle en substance le responsable du service GED et archivage. Et Julien Visinand, responsable du secteur Gestion documentaire, d’ajouter qu’«à terme, nous n’aurons plus qu’une seule solution de numérisation des documents moderne au lieu de trois actuellement.» Ces changements «simplifient le système informatique, aident à la maintenance et réduisent les coûts de fonctionnement», résume Julien Visinand. Il a ainsi été question de migration des documents vers les nouvelles archives, de modernisation des outils de saisie et de capture, de l’adoption d’un seul outil de numérisation afin d’arriver à ces solutions d’archivage unique et de numérisation unique. «Ce fut un bel exemple de gestion du changement», poursuit Maurice Jeannin.
Cadre légal pour les archives
GED, derrière cet acronyme se cache en fait notamment la notion d’archivage. Des archives documentaires qui, comme le reste de la Banque, se numérisent. Et qui dit archives dans une banque, évoque un domaine sensible, notamment réglementé au niveau fédéral. Ainsi, tout système d’enregistrement des documents à conserver légalement doit être OLICO compatible, soit respecter l’ordonnance fédérale concernant la tenue et la conservation des livres de comptes. La solution adoptée par la BCV l’est bien sûr. Mais cette nouvelle GED doit aussi servir les collaboratrices et collaborateurs de la Banque. «Notre but était de simplifier l’environnement de travail de toutes les personnes qui doivent, au quotidien, consulter des documents, soit une grande partie de la Banque».